Acuerdo Términos y Condiciones Spin Legal
Bienvenido
a la aplicación web SIPLEX MANAGEMENT, la solución
informática para el cumplimiento de las obligaciones legales
sobre protección de datos personales. En caso de estar en
desacuerdo con los
presentes términos y condiciones, le recomendamos abstenerse
de hacer uso de nuestro sitio web y de nuestra aplicación.
QUIÉNES
SOMOS.
El
aplicativo web SIPLEX MANAGEMENT es el software diseñado por un
equipo de profesionales conformado por expertos desarrolladores de
soluciones informáticas innovadoras y consultores
especializados en la implementación de sistemas de
gestión de datos personales, que funciona como una
herramienta para el gobierno y gestión de los activos de
información mientras promueve la conformidad legal de las
personas naturales y jurídicas que administran bases de datos
y tratan información personal en el desarrollo de sus
operaciones diarias.
El
aplicativo web SIPLEX MANAGEMENT es comercializado por las empresas Legal
Shield S.A.S. y Osp Internacional Cala S.A.S., debidamente
constituidas de conformidad con las normas colombianas. Para
cualquier notificación se disponen los datos de contacto:
Dirección
física:
Carrera 43 No. 19 – 17, Oficina 1103, Edificio Block
Empresarial. Medellín (Antioquia)
Teléfono:
322-242-1678
Correo
electrónico:
info@SIPLEX MANAGEMENT.co
1. GLOSARIO
Para
el entendimiento del presente acuerdo de términos y
condiciones, se aplicarán las siguientes definiciones:
Persona
jurídica: Sociedad,
entidad o institución capaz de ejercer derechos y contraer
obligaciones, que ostenta la calidad de Responsable o Encargado de
tratamiento de datos personales conforme a la ley general de
protección de datos personales y que accede a las funciones y
servicios de SIPLEX MANAGEMENT como usuario suscrito del aplicativo.
Persona
natural: Persona
natural que ostenta la calidad de Responsable o Encargado de
tratamiento conforme a la ley general de protección de datos
personales y que accede a las funciones y servicios de SIPLEX MANAGEMENT
como usuario suscrito del aplicativo.
Servidor:
Equipo
informático que se encuentra integrado a una red y
proporciona servicios a uno o varios equipos de usuarios.
Software:
Conjunto
de programas, rutinas y protocolos que permite ejecutar determinadas
operaciones mediante el empleo de tecnologías de la
información, que se ejecuta con soporte en un servidor y en
el navegador (browser) del usuario.
SIPLEX MANAGEMENT:
Aplicativo
web para la administración y gobierno de la
información, que correlaciona los activos involucrados en el
manejo de datos personales y caracteriza las bases de datos
sometidas a tratamiento al interior de las organizaciones, en
concordancia con los requerimientos legales impuestos por la
normatividad en materia de protección de datos personales.
Usuario:
Persona
natural o jurídica suscrita a cualquiera de las modalidades
de servicio ofrecidas por el software SIPLEX MANAGEMENT, que accede al
aplicativo a fin de contribuir al mantenimiento del Sistema de
Gestión de Datos Personales y ejercer el gobierno sobre la
información para dar cumplimiento a los requerimientos
legales y los lineamientos establecidos por la autoridad de
protección de datos.
2. DESCRIPCIÓN
DEL SERVICIO SIPLEX MANAGEMENT
2.1 Qué
hacemos
SIPLEX MANAGEMENT
brinda el soporte necesario para la administración de los
procesos organizacionales asociados al manejo de bases de datos y al
tratamiento sobre información personal, habilitando a
través de su plataforma web el acceso a múltiples
funciones, herramientas y reportes que permiten la
identificación y caracterización de las bases de
datos; la correlación de los datos, titulares, formatos,
sistemas de información, participantes y encargados, para la
consolidación de un gobierno efectivo sobre los activos de
información; y la implementación de medidas que
demuestren el cumplimiento de los principios y normas sobre
protección de datos personales.
La
solución procesa la información diligenciada por el
usuario para generar automáticamente reportes de inventario
sobre las bases de datos identificadas y generar la
documentación requerida para apoyar la conformidad legal de
la organización y para la inscripción en el Registro
Nacional de Bases de datos de acuerdo con las instrucciones
impartidas por la autoridad de protección de datos.
Entre
las principales funciones que SIPLEX MANAGEMENT pone a disposición de
sus usuarios se encuentran:
-Administración
de los activos de información
-Generación
de la Política de tratamiento de datos personales
-Generación
de Aviso de privacidad
-Generación
de Aviso de video-vigilancia
-Generación
de Mapas correlacionales de los activos de información
-Generación
de Reportes de inventario de bases de datos, datos, titulares, entre
otros.
-Generación
de documento para el Registro Nacional de Bases de Datos
La
información registrada por el usuario es almacenada por un
tercero proveedor de almacenamiento, que previamente ha suscrito una
declaración de uso restringido de la información.
En
relación con la disponibilidad de la información,
SIPLEX MANAGEMENT garantiza que la misma cuenta con procedimientos de backup
o copias de seguridad.
SIPLEX MANAGEMENT
cuenta con una oferta determinada de funciones que se ejecutan a
través de cuatro modalidades de prestación del
servicio, las cuales se proponen al usuario atendiendo a las
necesidades particulares de las organizaciones en relación
con sus obligaciones frente al tratamiento adecuado de datos
personales.
- Business.
- Dynamic.
- Premium.
- Enterprise.
2.2 Reportes generados por el Sistema
En el
catálogo de funciones ofrecidas por el aplicativo SIPLEX MANAGEMENT se incluye
la generación de reportes automáticos que han sido pensados y diseñados
por consultores expertos en protección de datos personales para permitir
la administración de la información. Estos reportes utilizan como
insumo la información diligenciada por el usuario en el panel de
procesos, por lo cual la idoneidad de los reportes depende directamente
de la calidad y exactitud de la información que sea proporcionada
por éste.
Lo
anterior hace necesario que la persona designada por el usuario para
llevar a cabo el proceso de diligenciamiento de la información y
mantener actualizados los registros, conozca a cabalidad su realidad
empresarial, es decir, tenga claridad sobre la estructura de la
organización, sus operaciones y procesos, el talento humano que
participa en ellos y la información objeto de tratamiento al interior
de la misma, de modo que la información que suministre sea correcta y
los reportes que se generen cumplan su objetivo en debida forma. Se
recuerda que los reportes de SIPLEX MANAGEMENT son herramientas de gobierno y
administración de la información, y por si solos no configuran el
cumplimiento de las obligacionales legales.
2.3. Uso del servicio
Para
utilizar el software SIPLEX MANAGEMENT es necesario suscribirse a cualquiera
de las modalidades de prestación de servicios que dispone el
aplicativo. Una vez se ha realizado la suscripción, se
habilitará la opción para que el cliente proceda a
crear su usuario y contraseña requeridos para el ingreso a la
aplicación web. Para realizar correctamente el registro en la
plataforma, el usuario deberá suministrar una
información básica personal y de contacto que permita
su identificación. Los datos solicitados por regla general
son:
√
Nombre
de la Compañía o Persona natural
√
Nombre
del Representante legal
√
Número
de Documento de Identificación
√
Ciudad
√
Teléfono
√
Dirección
física
√
Correo
electrónico
Formalizada
la suscripción, el usuario puede consultar un manual en
soporte digital sobre la utilización del servicio de
SIPLEX MANAGEMENT que le permitirá de este modo conocer sus funciones
e iniciar el diligenciamiento de los requerimientos de
información y almacenar la información referente a sus
procesos, cargos, bases de datos, titulares, formatos, datos objeto
de tratamiento y la trazabilidad de la información al
interior de la compañía. Los usuarios tienen plena
responsabilidad en el uso y administración de la
información que registran en la plataforma de SIPLEX MANAGEMENT, y
controlan libremente las operaciones y que desarrollen a
través del aplicativo.
La
suscripción concedida al usuario para la utilización
del software SIPLEX MANAGEMENT no constituye transferencia de la propiedad
del software original o copia del mismo. Los usuarios de la aplicación
web SIPLEX MANAGEMENT se comprometen a realizar un uso adecuado del
software, de manera lícita y con sujeción a lo
ordenado en la normatividad colombiana.
El
software SIPLEX MANAGEMENT podrá ser utilizado por los trabajadores o
el personal que designe el usuario para la administración y
diligenciamiento del sistema, exclusivamente en relación con
la información de la organización o
compañía del usuario. Si SIPLEX MANAGEMENT llega a detectar
que se está diligenciando información de otra persona
natural o jurídica diferente a la suscriptora, podrá
bloquear de manera automática su uso hasta que el usuario
suscriptor logre demostrar que sus acciones sobre la
aplicación no constituyen un uso indebido de la misma, y se
han ejecutado de manera leal y lícita sin contrariar los
presentes términos y condiciones.
2.4. Servicios No prestados por SIPLEX MANAGEMENT
SIPLEX MANAGEMENT
es una herramienta para la caracterización, gestión y
correlación de los activos de información, mediante el
conocimiento de la estructura organizacional y de los atributos que
hacen identificable a las bases de datos sometidas a tratamiento. En
consecuencia no presta servicios de almacenamiento de bases de
datos. La información registrada por el usuario del
aplicativo SIPLEX MANAGEMENT será conducente a la
consolidación de un gobierno de la información y la
generación de los inventarios, documentos y reportes
correspondientes, razón por la cual no se requiere en ninguna
etapa del diligenciamiento que el usuario suministre
información personal relativa a sus titulares ni
deberá migrar al sistema la información contenida en
sus bases de datos.
2.5. Restricciones
de uso del servicio
Queda
prohibido utilizar el software de SIPLEX MANAGEMENT para infringir derechos
de terceros de conformidad con la ley 1273 de 2009, la ley 1581 de
2012, los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 y las demás
normas que las modifiquen o complementen.
Se
prohíbe la utilización del software SIPLEX MANAGEMENT con
fines ilícitos.
Se
prohíbe utilizar SIPLEX MANAGEMENT con el objeto de cargar
información de más de una persona
natural o jurídica.
2.6. Requisitos del sistema
Para
el correcto uso del aplicativo SIPLEX MANAGEMENT el usuario deberá
cumplir como mínimo con las siguientes especificaciones de
usabilidad:
- Disponer
de un ordenador o equipo de cómputo.
- Poseer
una conexión a internet estable en los equipos de
cómputo para acceder a la plataforma web de SIPLEX MANAGEMENT
- Tener
instalado en su ordenador cualquier Navegador o browser
actualizado.
El
usuario deberá cumplir con las obligaciones establecidas en
los términos y condiciones y la política de privacidad
de SIPLEX MANAGEMENT.
2.7. Disponibilidad
del servicio
Los
servicios y funciones ofrecidos por SIPLEX MANAGEMENT a través de su
aplicativo están disponibles para los usuarios suscritos las
veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días a
la semana. La disponibilidad de las funciones del software
dependerá de la modalidad que haya contratado el usuario al
momento de hacer su registro en la plataforma web.
2.8. Del
servicio tal como es.
Los
servicios y funciones del software SIPLEX MANAGEMENT se proporcionan a los
usuarios tal como es (“as is”). SIPLEX MANAGEMENT
no garantiza que esté totalmente libre de
errores.
3. DE
LOS PERMISOS OTORGADOS POR LOS USUARIOS
SIPLEX MANAGEMENT
no requiere ningún permiso especial para el correcto
funcionamiento de la aplicación web, ni para la
habilitación de las características del servicio. No
obstante, el servidor almacena de manera automática
información sobre la ubicación del equipo de
cómputo, el número IP del ordenador conectado a
internet desde el cual se accede a la aplicación y la
información recopilada mediante cookies. Estas
operaciones se realizan sin notificación previa ni
compensación de ningún tipo, por lo que se tienen como
informados al usuario de SIPLEX MANAGEMENT.
4. EXENCIÓN
DE RESPONSABILIDAD DE SIPLEX MANAGEMENT
La
administración de la plataforma web SIPLEX MANAGEMENT y la
gestión de la información que registren los usuarios
será responsabilidad exclusiva de estos. SIPLEX MANAGEMENT no
produce, edita, controla, modifica, decide, audita, adiciona y/o
suprime la información registrada por los usuarios, estas
operaciones y cualquier otra relacionada podrán efectuarse a
través del aplicativo únicamente cuando el usuario
ejecute los comandos u órdenes específicas para el
efecto.
SIPLEX MANAGEMENT
se obliga a preservar la información almacenada y registrada
en la plataforma con las medidas técnicas necesarias para
garantizar su seguridad e inviolabilidad, pudiendo eximirse de esta
obligación cuando concurran eventos de fuerza mayor o caso
fortuito, o violaciones a sus códigos de seguridad por parte
de terceros
malintencionados.
SIPLEX MANAGEMENT
no asume responsabilidad alguna por las infracciones de acceso
originadas en pérdidas o robo de contraseñas, siendo
obligación del usuario garantizar la confidencialidad y
reserva de la misma. Igualmente será responsabilidad del
usuario realizar el cambio de contraseña pertinente cuando
la(s) persona(s) designada(s) para realizar el diligenciamiento y
operación de la aplicación haya(n) dejado de
trabajar con el Usuario.
Tampoco
asumirá responsabilidad alguna por las inexactitudes o
errores relacionados con la información registrada por los
usuarios.
Al
ser una herramienta de apoyo al cumplimiento de la normatividad
aplicable, SIPLEX MANAGEMENT no se subroga las obligaciones que la
regulación en materia de protección de datos ha
asignado directamente a los usuarios de la aplicación
conforme a su calidad de Responsable o Encargado del tratamiento. De
este modo, no asumirá ninguna responsabilidad por las
prácticas o procedimientos que desarrollen los usuarios en el
tratamiento de datos personales, ni por las medidas que éstos
hayan o no implementado para demostrar su cumplimiento.
En
concordancia con lo anterior, SIPLEX MANAGEMENT no podrá ser llamado
a responder de manera directa o solidaria, ante reclamaciones que
eleven los titulares, o procedimientos investigativos y/o
sancionatorios que adelante la Autoridad de protección de
datos en contra del usuario, o acciones de cualquier naturaleza que
se interpongan ante autoridad judicial.
5. INDEMNIDAD
DE SIPLEX MANAGEMENT
Los
usuarios acuerdan mantener indemne a SIPLEX MANAGEMENT ante cualquier
posible reclamo, demanda, multa, penalidad, sanción,
indemnización y/o resarcimiento.
La
adopción de buenas prácticas al interior de la
organización así como la implementación del
Programa Integral de Gestión de Datos Personales constituye
una responsabilidad exclusiva de los usuarios, exonerando a
SIPLEX MANAGEMENT de cualquier obligación en relación con el
tratamiento de datos personales o la administración de bases
de datos que éstos lleven cabo.
La
indemnidad debida por los usuarios incluye cualquier costa judicial
y/o honorarios legales incurridos.
En
cualquier evento que se logre probar actuación u
omisión de SIPLEX MANAGEMENT contraria a los presentes
términos y condiciones, y que derive en la
indemnización a los usuarios, la misma solo se
realizará hasta por un máximo del valor pagado por el
usuario por la suscripción a los servicios de SIPLEX MANAGEMENT.
6. ACTORES
DEL SERVICIO
6.1 Entidad
prestadora del servicio de Servidores
Para
el almacenamiento de información y el soporte requerido en el
funcionamiento y ejecución del software, SIPLEX MANAGEMENT
podrá contratar la prestación del servicio de
Servidores con entidades especializadas, de conformidad con las
necesidades e intereses que determine el Equipo de Trabajo de
SIPLEX MANAGEMENT.
6.2 Usuarios
Los
usuarios son los destinatarios de los servicios prestados por
SIPLEX MANAGEMENT, quienes podrán hacer uso del aplicativo ingresando
a la plataforma web de SIPLEX MANAGEMENT mediante el registro de su usuario
y contraseña, una vez ha sido formalizada su
suscripción con el pago previo de la modalidad de servicio
escogida por el cliente. Los usuarios ostentan en todo momento la
propiedad de los datos almacenados en el software SIPLEX MANAGEMENT.
7. POLITICA
DE PRIVACIDAD
La
política de privacidad de SIPLEX MANAGEMENT podrá consultarse
accediendo al siguiente enlace:
8. PROPIEDAD
INTELECTUAL
Todos
los derechos de propiedad intelectual sobre el software SIPLEX MANAGEMENT
corresponden
exclusivamente a su fabricante y están protegidos por la
legislación vigente sobre la materia en el Estado colombiano
y en el ámbito internacional.
9. ASISTENCIA
TÉCNICA
La
asistencia y soporte técnico será responsabilidad del
equipo de trabajo de SIPLEX MANAGEMENT, quienes prestan estos servicios de
manera remota a través de los sistemas de ayuda como
solución a preguntas frecuentes.
Cualquier
solicitud que los usuarios deseen realizar frente a la prestación del
servicio SIPLEX MANAGEMENT, se podrá a través de los siguientes canales de
comunicación:
Correo
electrónico: soportetecnico@SIPLEX MANAGEMENT.co
Teléfono:
La
atención a través de las vías de
comunicación enunciadas estará disponible de lunes a
viernes en los horarios de 8:00 am a
12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm, excluyendo los días festivos.
9.1 Restricciones
al servicio de soporte técnico
La
atención a las inquietudes, dudas, o preguntas que surjan
para los usuarios sobre qué información debe
diligenciarse en cada campo o qué acción deben
implementar para la protección de sus bases de datos, no se
considera soporte técnico. Esta situación corresponde
a servicios que SIPLEX MANAGEMENT ofrece como consultoría
jurídica, técnica o de procesos y pueden ser prestados
al usuario de acuerdo con la modalidad de servicio que éste
suscriba o como un servicio adicional atendiendo a sus necesidades.
Por lo anterior, se aclara que los requerimientos de este tipo se
entenderán excluidos del alcance de los servicios de asistencia
y soporte técnico.
10. AUTORIZACIÓN
PARA EL USO DE LA IMAGEN COMERCIAL
El
usuario autoriza a la aplicación SIPLEX MANAGEMENT para utilizar sus
logos, marcas, enseñas comerciales o cualquier forma de
identificación nominativa, grafica o mixta que permita
referirlos como clientes del servicio por medio de páginas
web, presentaciones comerciales, o medios publicitarios similares.
El logo, marca o enseña comercial a utilizar será
aquella que el usuario registre en la aplicación web en el
proceso de diligenciamiento de información.
11. ACEPTACIÓN
DE TERMINOS Y CONDICIONES E INFORMACIÓN EXPRESA
El
presente acuerdo de Términos y Condiciones de SIPLEX MANAGEMENT
constituye el vínculo legal entre el usuario y el aplicativo,
y establece el reglamento de uso de los servicios ofrecidos por
SIPLEX MANAGEMENT.
Los
Términos y Condiciones consignados en este acuerdo se rigen
por las leyes vigentes del Estado Colombiano, por lo cual le
sugerimos que antes de proceder a la aceptación de los
mismos, lea detenidamente este documento y asegúrese de
conocer y comprender la totalidad de su contenido. A su vez, los
usuarios que utilicen el software SIPLEX MANAGEMENT desde una
ubicación fuera de Colombia, deberán hacerlo de
conformidad con lo dispuesto por la normatividad del ordenamiento
jurídico colombiano en esta materia.
Este
acuerdo no crea ningún contrato de sociedad, de mandato, de
franquicia, o relación laboral entre SIPLEX MANAGEMENT y el Usuario.
Si
usted no acepta todos los términos y condiciones, se reitera
que no utilice el software SIPLEX MANAGEMENT.
12. CAMBIOS
SUSTANCIALES EN LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES
Los
términos y condiciones establecidos en el presente acuerdo
están sujetos a revisión y modificación por
parte del Equipo de trabajo de SIPLEX MANAGEMENT. Los cambios o
modificaciones sustanciales podrán realizarse en cualquier
momento, sin necesidad de notificar previamente a los usuarios. No
obstante, SIPLEX MANAGEMENT se compromete a comunicarlos a la mayor brevedad
posible, siendo obligación de los usuarios consultarlos y
conocerlos oportunamente.
Con
la aceptación de este acuerdo el usuario manifiesta su
conformidad con las revisiones y modificaciones que eventualmente
realice SIPLEX MANAGEMENT sobre los presentes términos y condiciones
de uso, entendiéndose obligado a su cumplimiento a partir del
momento en que se habilite su consulta.