POLÍTICA
DE PRIVACIDAD SIPLEX MANAGEMENT
¡BIENVENIDO
A LA APLICACIÓN SIPLEX MANAGEMENT!
El
aplicativo web SIPLEX MANAGEMENT es la solución informática
para el cumplimiento de las obligaciones legales sobre
protección de datos personales, el cual es comercializado
por las empresa OSP International CALA
S.A.S. Lo invitamos a seguir leyendo para conocer nuestra
Política de tratamiento de la Información.
Para
cualquier notificación se disponen los datos de contacto de
los Responsables del Tratamiento:
OSP INTERNATIONAL CALA S.A.S.
Domicilio: Carrera 11b 96-03. Oficina 502
Sitio web: www.ospinternational.com.
1.
DEFINICIONES
Para
la interpretación de la presente política se
aplicarán los siguientes conceptos, sin perjuicio de las
definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos
reglamentarios:
a)
Autorización:
Consentimiento
previo, inequívoco e informado del titular del dato para
llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
b)
Dato personal:
Cualquier
información numérica,
alfabética, gráfica, fotográfica,
acústica o de cualquier otro
tipo concerniente a personas naturales
determinadas o determinables.
c)
Dato personal privado:
Todos aquellos datos relacionados
con el ámbito privado de las personas: Libros de los
comerciantes, datos contenidos en documentos privados y gustos
personales.
d)
Dato personal público:
Todo
aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros, los datos
relativos al estado civil de las personas, a su profesión u
oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos
públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas
a reserva. Ejemplo de esta clasificación son el nombre,
tipo y número de documento de identidad, fecha de
expedición del documento, género, fecha de
nacimiento, estado civil, filiación, profesión,
entre otros.
e)
Dato personal semiprivado:
Su
acceso está sujeto a algún grado de
restricción y representa un tema de interés para
cierto sector o grupo de personas: datos financieros o
crediticios, académicos, laborales, etc. En el proceso de
gestión financiera del fondo como datos como el cargo,
salario, tipo y números de cuentas bancarias de los
trabajadores o datos de contacto personales, tales como ocurre en
el proceso gestión comercial donde se tratan los siguientes
datos: teléfonos de contacto fijo o celular y
dirección de residencia de los clientes.
f)
Datos personal sensible:
Se
entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su
discriminación, tales como aquellos que revelen el origen
racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos
políticos de oposición, así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos
biométricos.
h)
Encargado del tratamiento: La
persona pública o privada, que, solo o conjuntamente con
otros, trate datos personales por cuenta del Responsable
como consecuencia de la existencia
de una relación jurídica que delimita el
ámbito de su actuación para la
prestación de un servicio.
j)
Responsable del tratamiento:
Las empresas Legal
Shield
y/o OSP International CALA
actuarán como Responsable del Tratamiento frente a la
información personal de los interesados en suscribirse al
aplicativo y los usuarios que contraten los servicios del
software, cuando estos sean personas naturales o cuando se
proporcione información personal de quienes conforman las
personas jurídicas, asegurando la protección de los
datos personales que sean conocidos en la etapa de
cotización, suscripción y registro.
k)
Titular del dato:
Persona natural que posee la titularidad y propiedad de los datos
personales sobre los cuales el Equipo de trabajo de SIPLEX MANAGEMENT
realiza cualquier tipo de tratamiento.
l)
Tratamiento de datos:
Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o
no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento
uso, circulación y supresión de datos personales.
m)
Usuario: Persona
natural o jurídica suscrita a cualquiera de las modalidades
de servicio ofrecidas por el software SIPLEX MANAGEMENT, que accede al
aplicativo a fin de contribuir al mantenimiento del Sistema de
Gestión de Datos Personales y ejercer el gobierno sobre la
información para dar cumplimiento a los requerimientos
legales y los lineamientos establecidos por la autoridad de
protección de datos.
2.
PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN Y DERECHOS DE LAS PERSONAS
El
Equipo de trabajo de SIPLEX MANAGEMENT entiende que la protección
de datos personales está inspirada en diversos principios,
que buscan asegurar la privacidad del titular, su seguridad y la
legalidad del tratamiento, así como la continuidad del
negocio y la prestación del servicio en los tiempos y
calidades comprometidos. Es por esto, que se comparten los
principios que rigen el tratamiento de información:
Los
datos de carácter personal únicamente podrán
ser recolectados y sometidos a tratamiento cuando sean necesarios,
pertinentes y no excesivos en relación con el
ámbito y las finalidades específicas y
legítimas para las cuales fueron recaudados y autorizados
por su titular. En concordancia con esto, la información
personal que suministre el titular será tratada de manera leal,
adecuada y lícita, proporcionando las medidas
técnicas, organizativas y humanas suficientes para
garantizar la seguridad e integridad de los
datos.
Los
datos personales objeto de tratamiento no podrán ser usados
o accedidos sin el consentimiento previo, expreso e informado de
su titular y no
podrán usarse para finalidades incompatibles
con aquellas para las que los datos hubieran sido recolectados. No
se considerará incompatible el tratamiento posterior de
éstos con fines históricos,
estadísticos, contables o científicos.
La
información personal que comuniquen los usuarios a
SIPLEX MANAGEMENT se presumirá veraz, exacta e
imparcial,
en
atención al principio de buena fe,
y
deberá ser actualizada y rectificada conforme surjan
modificaciones a la misma o en el evento en que dicha
información no corresponda a la realidad presente del
titular.
3.
TITULARES DE INFORMACIÓN PERSONAL
Para
efectuar los trámites de cotización, propuesta de
servicios, suscripción y registro de usuarios, y cualquier
otro relacionado con la oferta y disponibilidad del servicio de
software, se realizará tratamiento sobre datos personales
que corresponden a las siguientes categorías:
públicos, y semiprivados sobre los siguientes titulares:
- Usuario
Persona natural
- Representante
legal de Usuario Persona jurídica
- Potencial
cliente
- Interesado
o solicitante de información sobre el aplicativo
- Destinatario
de promoción
- Personal
autorizado que utiliza la plataforma
Las
personas cuyos datos son efectivamente conocidos y accedidos por
el Equipo de trabajo de SIPLEX MANAGEMENT son personas naturales y
jurídicas en desarrollo de su actividad comercial, quienes
manifiestan su interés en adquirir el aplicativo SIPLEX MANAGEMENT
o hacen uso del mismo como herramienta de apoyo a la
gestión y tratamiento de datos personales que realizan al
interior de sus organizaciones conforme a las finalidades propias
de su objeto negocial. En consecuencia, la información
personal protegida conforme a la normatividad general de
protección de datos personales es aquella concerniente a
las personas naturales que son usuarios e interesados y a las
personas naturales que integran las personas jurídicas
usuarias e interesadas en el aplicativo SIPLEX MANAGEMENT.
A
su vez, se aclara que las funciones de caracterización de
Bases de datos que ofrece el software SIPLEX MANAGEMENT no incluyen
servicios de almacenamiento y tratamiento sobre los datos
personales contenidos en las bases de datos administradas por los
usuarios, por lo cual esta información en ningún
momento será conocida por el Equipo de trabajo de SIPLEX MANAGEMENT
ni existirá una relación de encargo o mandato frente
al manejo de la misma.
4.
TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
El
Equipo de trabajo de SIPLEX MANAGEMENT únicamente
trata datos personales de sus titulares con las siguientes
finalidades:
- Proporcionar
la asistencia técnica del aplicativo web SIPLEX MANAGEMENT
dirigido a los usuarios.
- Realizar
el registro de los usuarios que contraten los servicios de
SIPLEX MANAGEMENT.
- Realizar
la autenticación de los usuarios suscritos a SIPLEX MANAGEMENT
para permitir su ingreso seguro a la plataforma.
- Presentar
propuestas u ofertas de servicios personalizadas a los
interesados en adquirir el servicio.
- Prestar
servicios de consultoría conforme a la modalidad de
servicio contratada por el usuario.
- Generar
correctamente los reportes del aplicativo para apoyar el registro
de Bases de datos ante la autoridad de protección de datos
personales.
- Atender
las peticiones, consultas, quejas o reclamos elevadas por los
usuarios de SIPLEX MANAGEMENT.
- Dar
respuesta a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud
expresa de las mismas cuando atiendan a órdenes judiciales
o administrativas debidamente fundamentadas.
- Ejecutar
las funciones y servicios propios del software SIPLEX MANAGEMENT en la
gestión y gobierno de la información.
- Contactar
a los clientes para realizar invitaciones a capacitaciones,
eventos y seminarios relacionados con protección de datos
personales.
- Ejecutar
los procesos de facturación a los usuarios por la
suscripción a los servicios y funciones que desarrolla el
software.
Se
informa a los titulares que una vez cese la necesidad de
tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser suprimidos
de los servidores de SIPLEX MANAGEMENT a solicitud del titular y en
concordancia con lo señalado en el capítulo V.
5.
DERECHOS DE LOS TITULARES
Los
derechos de los titulares se encuentran reconocidos en la
regulación general de protección de datos
personales, y serán garantizados por parte del Responsable
del tratamiento en todo momento durante la suscripción y
utilización del software SIPLEX MANAGEMENT. Estos derechos son:
- Conocer,
actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es
necesario establecer previamente la identificación de la
persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los
datos a que no tienen lugar.
- Obtener
copia de la autorización otorgada por estos en calidad de
titulares de los datos.
- Conocer
el uso que se ha dado a los datos personales del titular por
parte del Responsable del tratamiento.
- Consultar
sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su
derecho a la protección de sus datos personales siguiendo
las pautas establecidas en la ley y en los términos de la
presente política (especialmente el siguiente
capítulo).
- Solicitar
la supresión de los datos personales cuando en el marco de
un proceso judicial o administrativo se haya declarado que el
tratamiento de la información se realizó sin
respeto a la constitución o a la ley.
- Acceder
en forma gratuita a sus datos personales. La información
solicitada por el titular podrá ser suministrada por
cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los medios
electrónicos.
- Conocer
y consultar la Política de tratamiento de datos de
SIPLEX MANAGEMENT y ser informado por parte del Responsable del
tratamiento sobre los cambios o modificaciones sustanciales que
se realicen sobre la misma.
Con
respecto al literal f) deberá atenderse a lo establecido en
el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el cual determina:
“El
Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos
personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada
vez que existan modificaciones sustanciales de las
Políticas de Tratamiento de la información que
motiven nuevas consultas.
Para
consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes
calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular
los gastos de envío, reproducción y, en su caso,
certificación de documentos. Los costos de
reproducción no podrán ser mayores a los costos de
recuperación del material correspondiente. Para tal
efecto, el responsable deberá demostrar a la
Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así
lo requiera, el soporte de dichos gastos.”
El
titular de los datos no podrá revocar la
autorización y solicitar la supresión de los mismos,
cuando exista un deber legal o contractual que le imponga al
Responsable del
tratamiento la
obligación de conservarlos.
6.
ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Los
titulares de los datos personales pueden presentar sus consultas y
reclamos por
los siguientes medios:
- Recepción
de correspondencia física: Carrera 43 No. 19 – 17,
Oficina 1103, Edificio Block Empresarial. Medellín
(Antioquia)
- Canal
virtual de recepción: info@SIPLEX MANAGEMENT.co
Con
el propósito de garantizar la atención y respuesta
oportuna a las peticiones, quejas, reclamos y consultas que
formulen los titulares y usuarios del SIPLEX MANAGEMENT, se dispone de personal
capacitado para llevar
a cabo el trámite interno de estas solicitudes, asegurando
el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares.
Para
este efecto, el área designada realizará la
recepción, trámite y respuesta de las solicitudes
presentadas por los usuarios, a través de los
procedimientos definidos de conformidad con la ley 1581 de 2012, y
empleando los
sistemas de control necesarios para que las novedades de
información personal que los usuarios soliciten queden
documentadas y puedan ser objeto de verificación.
Debe
advertirse, que el Equipo de Trabajo de SIPLEX MANAGEMENT sólo
enviará datos personales de los usuarios a las siguientes
personas:
- Al
titular del dato, sus causahabientes o sus representantes
legales, siempre
y cuando acrediten esta calidad
- A
las personas autorizadas por el titular del dato.
- A
las personas autorizadas por el orden judicial o legal.
7.
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR CONSULTAS
Las
consultas serán atendidas en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al interesado los motivos,
señalando la nueva fecha en que será resuelta su
consulta, la cual no será superior a los cincos (5)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
En
aras de proporcionar una respuesta clara y coherente el
solicitante deberá elevar la consulta por medio escrito,
cuyo contenido mínimo atenderá a la siguiente
estructura:
- Su
nombre e identificación y dirección.
- Narración
fáctica que origina la consulta
- Solicitud
8.
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR RECLAMOS
Los
reclamos serán atendidos en un término máximo
de quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de recibo del mismo. En
los casos en que no sea posible atender el reclamo dentro de dicho
término, se comunicarán al interesado los motivos de
la demora y se señalará la fecha precisa en que se
dará respuesta al reclamo. Este
nuevo plazo no superará los ocho (8) días
hábiles.
Si
algún reclamo resulta incompleto, se requerirá al
titular o interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del mismo para que subsane las
falencias identificadas. Transcurridos dos (2) meses desde la
fecha del requerimiento sin que el titular o interesado presente
la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo, por lo que se procederá al archivo
definitivo del mismo.
El
solicitante deberá formular el reclamo por medio escrito,
asegurando que su contenido mínimo refiera los siguientes
aspectos:
- Estar
dirigido a SIPLEX MANAGEMENT.
- Contener
la identificación del Titular.
- Contener
la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Especificar
la dirección del Titular.
- Anexar
los documentos que se quieren hacer valer en la
formulación del reclamo.
El
término para responder las consultas y reclamos
empezará a contar a partir del momento en que el Equipo de
trabajo de SIPLEX MANAGEMENT tenga conocimiento efectivo de la solicitud
del titular, imponiéndole al mismo la carga de realizar su
petición por los canales establecidos.
Mediante
la presentación de consultas o reclamos, los titulares de
datos personales harán ejercicio de sus derechos
establecidos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
9.
DEL CONOCIMIENTO DE LA POLÍTICA
El
Equipo de trabajo de SIPLEX MANAGEMENT
pone
a disposición la presente política de tratamiento de
la información a todos sus titulares por medio del enlace
ubicado en los Términos y Condiciones de uso del servicio.
Adicionalmente,
todos los titulares de datos personales podrán solicitar
copia de la política de tratamiento de información
personal a través de los canales de comunicación
señalados en el capítulo VI del presente documento.
10.
DEL RELACIONAMIENTO CON TERCEROS.
Los
terceros que eventualmente puedan prestar servicios a SIPLEX MANAGEMENT
y
que tengan relación directa o indirecta con el tratamiento
de datos personales, deberán comprometerse con el
cumplimiento de lo establecido en la presente política de
tratamiento de información personal, así como
manifestar bajo la gravedad del juramento que cumplirán las
directrices establecidas en la ley 1581 de 2012 y demás
normas reglamentarias, garantizando los derechos contemplados en
el artículo 15 de la Constitución Política de
Colombia y el respeto de la dignidad humana de los titulares.
Sin
perjuicio de lo aquí dispuesto, los vínculos
contractuales con cada uno de los terceros establecerán las
obligaciones que regirán la prestación del servicio.
11.
VIGENCIA DE LA PRESENTE POLITICA.
La
vigencia de la presente política inicia a partir del 22 de
Septiembre de 2016. Cualquier cambio, o modificación
sustancial será comunicada al titular mediante los medios
de comunicación idóneos. Para este efecto, la
comunicación será remitida con cinco (5) días
de antelación a la fecha en que se efectúe el
cambio.
